Guía de supervivencia para conferencias tecnológicas (II)

_ _Ayer estuve inspirado para escribir la primera parte de esta guía, pero no quería extender el post y atiborrarlo de contenido. Prefiero separarlo en dos, y aquí está la segunda parte de la guía para sacar lo mejor de asistir a una conferencia tecnológica.

En esta parte voy a cubrir el tema de la logística, el networking y la relación con los expositores.

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Logística (o cómo meter el día en 24 horas)

La reacción natural a asistir a una conferencia es intentar hacer de todo y no perderse nada. Si queremos malgastar la asistencia, es el camino que tenemos que seguir. Si, por el contrario, queremos aprovechar al máximo las oportunidades que nos brinda estar allí, entonces tenemos que hacer un trabajo preparativo.

Preparando el viaje

• La maleta: piensa que vas a volver con los goodies de la conferencia: camisetas, peluches, DVDs, bolis, USBs, trastos varios… Yo suelo calcular aproximadamente la mitad de una maleta de mano, como mínimo. Deja espacio para los goodies al hacer la preparación y te ahorraras dilemas más tarde. (algunos goodies siempre son buenos regalos para los niños, como los cochecitos, peluches etc). También puedes llevarte una bolsa de tela de las autoplegables por si necesitas espacio extra.
• Zapatos: la parte más importante de tu vestimenta. De los que tengas, escoge los más cómodos. Tus pies de lo agradecerán.
• Tarjetas de visita: llévate más de las que piensas que vas a repartir. No pesan nada y las necesitarás.
• Prepárate: mirate el programa de la conferencia e identifica las que más te interesan (ya habrás determinado tu objetivo para la conferencia). Identifica a los expositores más interesantes y marca su ubicación en el mapa. Si vas a un país extranjero, aprende cuatro frases básicas.
• Conectividad: piensa que en la mayoría de las conferencias la red WiFi suele estar colapsada como mínimo el primer día. Lleva siempre el plan B (un pincho 3G o algo parecido). Si estás en el extranjero, quizás te salga a cuenta una tarjeta de móvil prepagada.

Al llegar

• Hotel: al llegar al hotel, comprueba como llegar de allí a la conferencia (y como volver). Mira varias opciones. Por ejemplo, en el último TechEd unos compañeros macedonios descubrieron que la vía más rápida de IFEMA a su hotel (donde estaba yo también) era yendo al aeropuerto de Barajas (1 parada) y cogiendo allí el minibus lanzadera al hotel (10 minutos). Yendo en el Metro todo el camino, el viaje duraba 1 hora con transbordos.

• El sitio de la conferencia: familiarízate con 3 cosas:

• Los lavabos (a poder ser, búscate los que no son tan obvios, luego te evitarás las aglomeraciones)

• El mostrador de información del evento. No dudes en preguntarles cosas porque muchas veces te enterarás de cosas que no están en la guía de la conferencia. Recuerda que la mayoría son voluntarios y suelen ser locales, así que saben también donde puedes ir a cenar bueno, bonito y barato.

• Los enchufes de electricidad. Los mejores (léase los más desapercibidos) suelen estar semiescondidos detrás de alguna mampara o una silla.

Durante la conferencia

• Por la mañana, antes de la primera sesión, comprueba los posibles cambios que se hayan podido producir.
• Llevate siempre una botella de agua. Luego la puedes rellenar en las fuentes durante el evento.
• Los eventos sociales: como decía en el primer post, haz una criba. Piensa que aparte de pasártelo bien, suelen ser un sitio donde podrás hacer networking "menos agresivo".

Al final

• Si marchas el último día de la conferencia, comprueba que en el sitio de la conferencia tengan el servicio de guardar el equipaje. Suelen tenerlo y así te ahorras tener que ir al hotel y recogerlo antes de marchar.
• Haz una selección de los goodies que has ido almacenando y deshazte de los que no necesites. Equipaje más ligero y espacio para algun souvenir. ;-)

Networking

Para mí es lo más importante de una conferencia. Las sesiones a las que vas a asistir serán un aliciente pero no te van a explicar nada que no puedas encontrar ya en Internet. De verdad. Lo que hace grande una conferencia es que allí va a estar gente como tú o gente interesada en gente como tú: potenciales clientes, proveedores o empleadores.

Tienes que trazar tus objetivos de networking. ¿Quieres conocer algun ponente en concreto? ¿Quieres conocer gente que trabaja en un tema en concreto? Ordena tus objetivos y luego busca información: mira en el programa de las sesiones, mira los mostradores de las diferentes empresas o en las sesiones Ask the Experts. La gente que buscas estará allí.

Además, la mayoría de la gente estará encantada de conocer más gente que hace lo mismo que ellos e intercambiar experiencias. ¡Aprovecha! Si te ha gustado alguna cosa concreta de una sesión, díselo al ponente o invítale a una copa y lo harás contento. (cierto, siempre agradecemos que alguien encuentre interesante lo que explicamos).

No conviertas la conferencia en una competición de intercambio de tarjetas de visita. Sí que es cierto que vas a hacer muchos contactos (y por eso llevas tantas tarjetas de visita) pero más valen cinco buenos contactos que cien contactos pasajeros. Calidad, no cantidad. El truco que uso con la tarjetas de visita que recibo es apuntar en el dorso de la tarjeta el contexto de la persona (como lo he conocido o de que tema se trataba). Esto me sirve para no olvidarme esos detalles para más adelante.

Una buena oportunidad de networking es durante los descansos (alrededor del café) y en las comidas. No tengas miedo a establecer contacto con el vecino de mesa. Comer sólo puede ser más cómodo, pero no has ido a una conferencia para estar aislado del mundo, o al menos así lo veo yo.

Otra oportunidad de networking es durante las actividades sociales después de las sesiones. Siempre hay cosas, pero no olvides dosificarlas y hacer la criba previa:

• Cenas de los asistentes que se organizan espontáneamente, atento al Twitter y al hashtag de la conferencia.
• Fiestas que organizan los expositores, la mayoría suele incluir algo de comida. Consigue tu invitación pronto porque luego siempre hay gente que se queda fuera.
• Quedadas improvisadas, como los famosos "SharePints". Otra vez, atento al Twitter

Después de la conferencia, en casa, recoge las tarjetas que has recibido (con sus notas en el dorso) y envía correos de saludo. Siempre se agradecen. Aprovecha para agregar esas personas en tu LinkedIn y/o Twitter (si los usas).

Expositores

Mucha gente ignora a los expositores pero yo los considero importantes por las razones siguientes:

• Ellos pagan una buena parte de la conferencia. Si están contentos con el interés de la gente en lo que ofrecen, probablemente repetirán.
• Muchas veces suelen tener algun producto o servicio que no conocías y que más adelante te irá bien en un proyecto o en un problema. Invierte un poco de tiempo para familiarizarte con lo básico del proveedor y apúntate la web por si tienes más preguntas.
• Una vez que hayas pasado la pantalla de los comerciales, te sueles encontrar con gente como tú que están trabajando en cosas muy parecidas. Otra oportunidad para hacer networking.

Ten presente que la mayoría de ellos te pedirán datos de contacto para darte cualquier goodie. Luego te incluirán en una lista de correo para enviarte información comercial.

Yo no tengo problema para darles mis datos de contacto y al volver me espero hasta recibir un par de correos de cada proveedor. Si no me interesa lo que dicen, darme de baja no cuesta nada (dos click).

Hasta aquí el segundo post de la serie. En el post siguiente (y último) explicaré cómo aprovechar lo aprendido en la conferencia y como transmitirlo a tus compañeros.